לנהל אישורי הזמנה ולצאת מזה בחיים


במעמד החתימה אל מול האולם אתם מתחייבים לכמות מנות מינימלית, כמות שאתם מקווים תייצג את מספר האורחים

שיגיעו לחתונה. במציאות מספר האורחים קטן ממספר המוזמנים בלפחות חמישה עשר אחוזים! תלוי בגודל החתונה. ישנה חשיבות רבה לוודא שאורח שהוזמן אכן יגיע או לחילופין יודיע מספיק זמן מראש על אי-הגעה ויחסוך עבורכם מנה

ועוגמת נפש.

סביב הזמנת האורחים התפתחה בשנים האחרונות מערכת שלמה של אפליקציות ונותני שירות שיעזרו לארגן את ההזמנות

ואישורי ההגעה. חלקם פתרונות חינמיים, אך כאלו דורשים השקעה מצדכם, אחרים דורשים תשלום שלרוב מסתכם במאות

שקלים בלבד ויכול לחסוך עבורכם זמן.

אספנו עבורכם מספר עצות שיעזרו לכם לארגן באופן הטוב ביותר את הזמנת האורחים וניהול מעקב אחר אישורי הגעה.

ניהול רשימת מוזמנים

רישום מוקדם

את הרשימה הראשונית מומלץ להכין בטרם מגיעים לפגישות עם אולמות וספקים בכדי שתוכלו מראש להעריך את כמות

המנות הנדרשות. ממליצים לבצע סיווג לפי גיל שתוכלו להעריך את כמות הילדים והפעוטות שמגיעים. תמיד תתנו הערכה

פסימית של מספר המוזמנים בכדי לא להתחייב לכמות גדולה מראש.

ניהול רישום באקסל מרבית הזוגות מסתמכים על קבצי אקסל ככלי העיקרי לניהול מוזמנים. אתם לא חייבים להמציא את הגלגל מחדש וישנם

מספיק אתרים שמציעים קבצי אקסל מוכנים להורדה. לרוב המידע הנדרש הוא שם, מספר טלפון, קרבה צד חתן או כלה,

סיווגים שונים אם נדרשת הסעה, מנות מיוחדות, מגיע או לא.

ניהול רישום בענן

היתרון הגדול של שימוש בכלי גוגל שהם חינמיים ומאפשרים גם לשתף בקלות מסמך יחיד בין משתמשים רבים.

ניהול בענן מאפשר לגשת למסמך מכל מחשב וסמארטפון ולאנשים רבים לערוך או לצפות במסמך יחיד על בסיס הרשאות שאתם מעניקים לכל אחד. חשוב לגבות מידי פעם את הרישום בענן גם למסמכים רגילים.

ילדים ופעוטות משלמים פחות

כאשר מבצעים רישום של המוזמנים הביאו בחשבון את גיל הילדים. עבור ילדים קטנים (בדר״כ עד גילאים 3-5) כפעוטות ולכן בקשו שלא להכליל אותם בספירת המנות. פעוטות לרוב ישבו עם ההורים בשולחן ויאכלו איתם. עבור ילדים גדולים עד גיל 12 תתמקחו אל מול האולם להציע להם מנה מותאמות לילדים (שניצל וצ׳יפס), המנה עבורם יכולה להיות זולה יותר מן המנה הרגילה בעד 40% הנחה.


הערכת כמות מוזמנים

כלל אצבע: מבסיס של 150 מוזמנים נעריך ש-15% לא יגיעו. על כל 100 מוזמנים תעלו ב-5% אחוזים את צפי האורחים שלא יגיעו.

ההיגיון מאחורי כלל האצבע הוא שככל שמזמינים יותר אורחים הם עם קשר חלש יותר לזוג. הסיכוי של אדם בעל קשר לא רציף

לא להגיע לחתונה שלכם הוא גבוהה יותר. דוגמאות לשימוש בכלל:

עבור 250 מוזמנים -> מעריכים שלא יגיעו 20%

עבור 350 מוזמנים -> מעריכים שלא יגיעו 25%

אישורי הגעה בטלפון

ההמלצה היא שלא הזוג יתקשר אלא עדיף להביא לחבר או קרוב משפחה שישמחו לעשות את הטלפונים (חברה בחופשת היריון).

ישנם אנשי מקצוע שיעשו את השיחות עבורכם עבור תשלום לכל שיחה, הרבה פעמים הם היו יעילים מאוד אך, עדיין מומלץ אדם שיש לו היכרות בסיסית עם רשימת המוזמנים.

הזמנה דיגיטלית

אאנחנו אנשים אנלוגיים שחיים בעולם דיגיטלי, אנשים עדיין מעדיפים לקבל הזמנה מנייר על פני הודעת וואטסאפ או מייל.

ניתן לבנות את הזמנה דיגיטלית ככלי משלים להזמנה הרגילה. Wix הינו כלי שמתאים גם לזוגות שאינם טכנולוגיים ויכולים

לבנות אתר חינמי לחתונה שמותאם לתצוגה בטלפון. בקלות ניתן להוסיף קישורים לניווט, תמונות של בני הזוג ופרטיי האולם.


ניהול אישורי הגעה

אישורי הגעה ב SMS

לא מומלץ ככלי העיקרי לניהול אישורי הגעה. נכון שככה חוסכים טלפונים מייגעים ונמנעים מהאי נעימות של השיחה. אבל מספר האנשיםשמשיבים על סמסים הוא נמוך כך שבכל מקרה תצטרכו להתקשר. ככלי משלים לשלוח קישור לניווט בוויז ותזכורת לגבי לו״ז בחתונה סמסים הם פתרון מעולה.

אישורי הגעה בטלפון

באישורי הגעה הטלפונים ניתן להיעזר בחברים או קרובי משפחה שזמינים להתקשר. תחלקו את הרשימה בינם ותנסו להקצות

ברשימה מוזמנים שיש להם היכרות עימם. ישנם אנשי מקצוע שיעשו את השיחות עבורכם עבור מאות שקלים לכל הרשימה,

במרבית המקרים הם יעילים מאוד ועשויים לחסוך לכם הרבה טרחה וזמן.

אפליקציות לניהול מוזמנים אישורי הגעה

Inviter - אפליקציה בתשלום לניהול אירועים, שמתמקדת בחתונות. מאפשרת קבלת אישורי הגעה, הפצת הזמנות בסמס וניהול

סידורי שולחנות. המערכת פשוטה, יפה ולא דורשת למידה רבה.היתרון המרכזי שאינה דורשת שהאורחים יתקינו את האפליקציה

בכדי לקבל הזמנה.

AppyVent - משלבת אפליקציה ואתר אינטרנט שמותאמים אישית לאירוע שלכם. האפליקציה כוללת כלים לארגון המוזמנים גם

בעת האירוע. אישורי הגעה באימייל או בסמס רשימות מוזמנים, סידורי הושבה ועוד.

Wedit - אפליקציה שמלבד להציע ממשק נוח למציאת ספקים מומלצים ומשימות מאפשרת גם ניהול הזמנות ואישורי הגעה.

#שמלותכלה #אישוריהגעה #הזמנהדיגיטלית #שמלותכלה2017 #חתונהדיגיטלית #חתונהבזול

0 צפיות